Importância da gestão de projetos na Serventia
Processos e prazos de entrega nos cartórios podem ser acompanhados através de boas práticas de gestão de processos. E para acompanhar um projeto é preciso compreender três fatores essenciais:
– tempo [cronograma de realização];
– custos [verbas e gerenciamento];
– resultado [qualidade e planejamento].
Assim, a gestão de projetos aplica métodos, habilidades, conhecimentos e experiências para atingir os objetivos planejados, dentro de um período e orçamento definido. Desta forma é necessário estabelecer prazos, controlar compromissos e responsabilidades que vão além de organizar listas de atividades.
Na rotina de uma Serventia a atenção com as datas, organização das informações e fluxos de trabalho deve ser redobrada, visando a maior produtividade, mas principalmente o cumprimento dos prazos.
Serviços, certidões e demais documentações expedidas pelos cartórios aos cidadãos são essenciais para a realização de alguma ação pessoal, seja compra de imóvel, de veículo, inventários entre outros e por isso, a entrega pontual é fundamental.
Para o acompanhamento e cumprimento desses prazos, existem ferramentas tecnológicas que auxiliam nesta organização, além de trazer 3 principais vantagens para uma Serventia:
1. Centralizar informações – saber que tipo de informação foi solicitada, quem ficou responsável de tratá-la e como ela foi resolvida é o começo para entender por onde começa, passa e termina cada etapa do trabalho, além de obter relatórios e feedbacks das tarefas;
2. Comunicação eficiente – o registro de todas as informações relativas ao trabalho realizado na Serventia pode ser registrado e acompanhado dentro da gestão de projetos. Capaz de reduzir a perda de prazos, evitar retrabalhos e deixa cada profissional ciente de suas responsabilidades e entregas;
3. Gestão das atividades – de uma forma simples e mais prática, é possível visualizar o andamento das tarefas desempenhadas pela equipe, trazendo mais organização e eficiência para a Serventia. Com uma ferramenta prática como o ServTask o cartório tem uma visão geral de todo o fluxo além de alertas com a proximidade da entrega dos documentos.
A gestão de projetos traz para a Serventia uma visão macro do que ocorre em cada setor, permitindo a manutenção e evolução dos processos internos. Isto vai otimizar custos e aumentar a produtividade e resultados.
Comece hoje mesmo a gestão de projetos no seu cartório e utilize uma ferramenta totalmente pensada e integrada com suas atividades.
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Jornalista responsável: Clécio de Sousa - DRT 44883
