Vivemos em uma sociedade gerida por um conjunto de regras e convenções que ajudam a definir comportamentos adequados e impróprios. Nem sempre estas regras estão escritas, como ser bem-educado, usar roupas discretas ou furar uma fila, por exemplo.
Mas quando governos, empresas e consumidores passaram a manter diversos níveis de relacionamento, as regras precisaram ser escritas e cobradas para evitar abusos de poder e prejuízos para a sociedade. Então surgem iniciativas dos primeiros programas de compliance nos Estados Unidos, durante o início do século XX, inicialmente sobre questões de regulação de alimentos e medicamentos para rótulos de produtos.
As organizações são fiscalizadas por órgãos que definem estas regras, tornando ambientes de trabalho e o mercado seguros com políticas de controle para se evitar fraudes, venda de dados sigilosos ou demais atos de corrupção.
Para uma Serventia, por exemplo, uma das regras é seguir as diversas orientações do Conselho Nacional de Justiça – CNJ. Em 2021 foi publicada a Resolução 410, determinando as normas gerais e diretrizes para sistemas de integridade do Poder Judiciário. Na definição desta Resolução, o compliance é:
“conjunto de mecanismos e procedimentos de controle interno, auditoria, incentivo à denúncia de irregularidades e de aplicação efetiva do código de conduta ética, políticas e diretrizes com objetivo de prevenir, detectar e sanar desvios, fraudes, irregularidades e atos ilícitos praticados por membros ou servidores do Poder Judiciário.”
E uma das vantagens de um programa de compliance é manter um ambiente de negócios saudável tanto para as empresas, seus colaboradores e clientes.
Outro benefício do compliance é orientar as organizações a seguirem em conformidade com as leis federais, políticas corporativas, regulamentos internos e externos para a manutenção dos padrões éticos que regem a sociedade.
Para a Serventia, o compliance fortalece o comprometimento dos colaboradores em atender as normas do CNJ e dos Tribunais de Justiça, cuidando do sigilo de documentos, processos internos de trabalho e garantir a excelente prestação de serviços cartoriais para a comunidade.
Estar em compliance implica em elaborar um conjunto de documentos, políticas e procedimentos internos e aplicá-los na rotina, para isso é necessário uma equipe comprometida e o apoio dos gestores e alta direção dos cartórios.
São inúmeros os objetivos em implantar a gestão do compliance no cartório, mas destacamos como principais:
• Identificar problemas na rotina;
• Mapear possíveis riscos de descumprimento das Leis e Provimentos;
• Acompanhar o surgimento de novas Leis e Provimentos;
• Produzir conjunto de normas e procedimentos, internos e externos;
• Estabelecer processos e regras para a execução das atividades;
• Formar uma equipe especializada no assunto dentro do cartório;
• Se destacar e aumentar a credibilidade no mercado;
A Serventia que implementa estas boas práticas acaba tendo uma imagem mais positiva no mercado e também diante dos seus colaboradores.
Elaboramos um material de orientação de como estar em compliance com a LGPD, e sobre a importância da gestão em cartórios.
Jornalista responsável: Clécio de Sousa – DRT/PR – 44883
