Entender as necessidades dos clientes que chegam até você é um grande desafio. Mesmo no setor de cartórios, onde as pessoas precisam de agilidade na confecção de atos e demais documentos legais, é sempre possível criar e manter diferenciais para que o cliente aprove o atendimento ou até recomende para outras pessoas.
Um cliente que se sente bem recebido e sente os esforços da equipe para atender suas demandas, tem mais disposição para naturalmente recomendar os serviços prestados. Quando existe um atendimento diferenciado, focado em ouvir as questões do cliente, é possível encantá-lo e, assim, proporcionar uma maior retenção e retorno para a Serventia.
O atendimento é, portanto, fator que não pode ser negligenciado dentro do seu cartório. E um dos primeiros diferenciais é manter uma postura ativa e antecipar as eventuais necessidades e dificuldades que ele possa ter ao chegar até a sua mesa.
Dentre vários pontos para ter um atendimento de qualidade, destacamos 3 principais dicas.
1. Equipe bem treinada
Um dos seus primeiros diferenciais é ter e manter sempre uma equipe treinada, sempre capacitada e atualizada para atender com rapidez e eficiência os clientes. O foco do treinamento pode ser em duas frentes: as habilidades pessoais e técnicas exigidas para a melhor entrega das atividades do cartório.
Quanto melhor treinado este profissional, mais estará preparado para desenvolver suas habilidades dentro da equipe, o que certamente trará melhores resultados para a Serventia. Outro benefício importante sobre treinamento é que ele pode ser replicado entre os demais colaboradores, facilitando o aprendizado e ampliando a qualidade do atendimento para os clientes. Nós temos um programa de capacitação, no qual a Serventia que utiliza nossas soluções têm acesso a uma série de treinamentos online e diversos webinars.
2. O melhor atendimento
Priorizar um atendimento humanizado e ágil é um investimento de longo prazo com um custo acessível e de retorno garantido. Focando em dois pontos essenciais, como a atenção aos pedidos do cliente e a agilidade na produção dos documentos solicitados, a experiência do atendimento dever ser um grande diferencial do seu cartório.
Por isto, um caminho para melhorar o atendimento deve ser a padronização das rotinas de trabalho. Além de agilizar a espera do cliente, melhora a experiência tanto do trabalho quanto do cliente, pois o passo-a-passo evita erros, reduz o tempo e agiliza o fluxo do trabalho para todos os setores.
Outro ponto positivo sobre criar, manter e atualizar seus processos de atendimento é a possibilidade de medir os resultados, identificar problemas e realizar melhorias. Um ponto a favor da melhoria do atendimento é a economia na redução de custos, pois otimizam as operações permitindo que se atendam mais clientes no mesmo período, sem prejudicar a qualidade.
3. Organização com tecnologia
As atividades diárias na gestão de uma Serventia consomem muito tempo, energia e atenção, pois precisam de processos ágeis, eficientes e seguros, com o objetivo de melhorar os resultados e a produtividade. Partindo deste princípio, manter um registro atualizado com todas as informações e interações do cliente também é primordial.
Esse tipo de organização facilita tanto a vida do atendente quanto melhora a qualidade geral do serviço, pois garante a continuidade e atenção aos detalhes. Além disso, é possível extrair dados para analisar a qualidade dos serviços prestados e melhorar a performance das tarefas realizadas.
Um caminho é organizar tirando vantagem da tecnologia oferecida por sistemas de gestão integrados. Planilhas, aplicativos ou programas separados prejudicam o controle da serventia e a tomada de decisões estratégicas. Além disso, oferecem mais riscos de problemas técnicos e de suporte, causando erros ou atrasos na rotina do cartório.
Outra importante vantagem da tecnologia é integração de processos, registro das tarefas realizadas e facilidade de acesso e consulta. Isto resulta na transparência na fiscalização e auditorias essenciais para funcionamento do cartório.
Para auxiliar na rápida tomada de decisões e ter controle dos processos em tempo real, nós oferecemos o ServTask .
Solicite uma demonstração gratuita com nossa equipe.
Jornalista responsável: Clécio de Sousa – DRT/PR – 44883
