A partir dos estudos teóricos sobre a gestão de negócios, a sobrevivência e prosperidade de qualquer negócio dependem muito de gestores que se antecipam às mudanças e oportunidades criando as melhores práticas de gerenciamento.
Ao mesmo tempo, uma abordagem de gestão que incorpora o pensamento estratégico lança mão de diversas fontes de dados para atingir seus objetivos, obtendo a otimização de recursos visando não apenas a melhoria do trabalho dos colaboradores, mas a satisfação do cliente.
Devido a grande importância exercida pelos Cartórios, que garantem a publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos, eles também respondem pela segurança de informações essenciais relacionadas às pessoas, empresas e seus patrimônios.
Desta forma, sua gestão deve ser focada na eficácia e em resultados. Para isto, além de processos internos bem definidos em todos os setores, as Serventias podem contar com ferramentas digitais para planejar, organizar, controlar, dirigir e coordenar os recursos humanos, financeiros, materiais e tecnológicos.
Pois desafios como as filas de atendimento, processos internos demorados para executar, a ausência de controles e a falta de informação ampliam os problemas de gestão e deterioram a credibilidade do Cartório, além de causar estresse em toda a equipe, com prejuízos financeiros para a operação.
O aprimoramento da estrutura organizacional e dos métodos de trabalho dos Cartórios é o primeiro passo para melhorar a sua gestão. Manter um Cartório eficiente exige uma série de habilidades focadas no planejamento, organização e direção eficaz para alcançar os objetivos.
A agilidade no atendimento aos clientes é um dos destaques quando falamos em adotar uma ferramenta para a gestão no Cartório.
Esta ferramenta é capaz de otimizar o trabalho dos colaboradores e, por consequência, facilitar a vida dos clientes. O que permite compreender melhor o funcionamento de todas as tarefas da Serventia em um único painel de controle, ajustando os erros e trazendo mais autonomia para a equipe
Neste ponto, a integração e centralização das informações é essencial, pois com o uso de um sistema integrado é possível ter acesso rápido e fácil a todos os dados, como registros de nascimento, casamento, óbito, escrituras, entre outros. Além disso, o sistema de gestão deve necessariamente estar integrado com o software para a confecção dos atos.
Um sistema de gestão consegue centralizar todas as informações da Serventia, o que permite uma visão mais ampla e estratégica sobre cada etapa do trabalho. Além de facilitar e muito a tomada de decisões, oferece economia de recursos, padronização e redução de falhas nos processos.
A partir destas vantagens, o ServTask melhora a percepção dos cartorários em relação à gestão, melhorando a organização do trabalho e as tarefas da equipe. Outro importante benefícios é facilitar a comunicação e a liderança como fator essencial para a manutenção de um ambiente de trabalho saudável e produtivo.
As tarefas deixam de ser criadas e executadas por empirismo e os novos funcionários ou aqueles que assumem novas tarefas organizadas no ServTask, incorporando o ritmo organizacional capaz de manter o Cartório sempre em pleno funcionamento. E sobre o aspecto legal, o ServTask atende todas as exigências legais dos Provimentos e demais condições do CNJ e demais Órgãos.
Entre várias vantagens em utilizar um sistema de gestão está em tornar o trabalho mais consistente, ideal para a rotina de um Cartório, permitindo que a padronização das tarefas otimize o tempo da equipe, permitindo mais entregas para os clientes, reduzindo os retrabalhos.
Com o ServTask você tem um conjunto de ferramentas que ajudam sua Serventia a gerenciar melhor a rotina e melhorar o desempenho do seu time. Com um painel de acompanhamento, relatórios de produtividade, kanban, integração com o software de confecção dos atos e muito mais.
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Jornalista responsável: Clécio de Sousa – DRT/PR – 44883
