Como utilizar a IA na prática para agilizar o atendimento no Cartório

Atualmente, a tecnologia tem se mostrado uma aliada fundamental em diversos setores e o segmento de Cartórios não é exceção.
A utilização da inteligência artificial (IA) pode transformar a maneira como os serviços são prestados, aumentando a eficiência e a satisfação dos cidadãos.

Mas e na prática? Como podemos utilizar a IA no Cartório?
Neste artigo, apresentaremos algumas maneiras práticas de implementar a IA na rotina da Serventia para aumentar ainda mais a eficiência na entrega dos serviços.

1. Automação dos processos
A automação é um dos principais benefícios da IA. Por meio de sistemas de gestão, como o Servtask por exemplo, é possível automatizar tarefas repetitivas, como acompanhamento dos processos, agendamento dos atendimentos, integração com os softwares para a confecção dos atos, entre vários outras. Isso libera a equipe da Serventia para se concentrar em atividades mais complexas e que exigem análises e focar no relacionamento com o cliente. Com o Servtask o gestor do Cartório tem total domínio sobre o planejamento estratégico e relatórios.

2. Chatbots para atendimento ao cidadão
Os chatbots são uma excelente ferramenta para fornecer informações rápidas e precisas aos clientes. A Serventia pode otimizar esse processo, utilizando a ferramenta Talk. Trata-se de uma automação do WhastApp e pode ser configurada para responder as perguntas mais frequentes, como horários de atendimento, documentos necessários para a solicitação dos serviços e até mesmo para agendar consultas. Isso não apenas agiliza o atendimento, mas também aumenta a satisfação do cidadão, trazendo uma excelente experiência em que ele não precisa aguardar muito tempo para ter respostas simples. A comunicação interna entre os times da Serventia também ocorre de forma mais rápida e efetiva.

3. Análise dos dados em tempo real
Com a utilização de ferramentas de gestão e a IA, o gestor do Cartório obtém relatórios de acompanhamento em tempo real, o que proporciona maior agilidade na tomada de decisões e melhor distribuição de atividades e tarefas. Com uma melhor visualização dos dados, o gestor tem insights valiosos sobre o comportamento dos clientes e as demandas dos serviços, identificando tendências, otimizando os processos e até mesmo antecipar a necessidade de recursos adicionais em períodos de alta demanda.

4. Armazenamento dos documentos
Ferramentas de armazenamento e reconhecimento, como o VerusGED podem ser utilizadas para digitalizar e armazenar documentos de forma eficiente. Essa tecnologia permite a leitura e a interpretação de textos em documentos físicos, facilitando a busca e o acesso a informações importantes. Assim, a recuperação de dados se torna mais ágil.

5. Treinamentos e capacitação
Implementar a Inteligência Artificial no Cartório requer um investimento em capacitação dos colaboradores. Oferecer treinamentos e cursos rápidos sobre como utilizar essas tecnologias de forma eficaz é fundamental para que todos se sintam preparados para maximizar os benefícios da IA.

A inteligência artificial é uma ferramenta poderosa que pode revolucionar o atendimento nos Cartórios. Ao adotar soluções tecnológicas, além de agilizar processos, as Sereventias passam a oferecer um serviço com muito mais eficiência e qualidade. A mudança pode parecer desafiadora, mas os resultados certamente compensarão o investimento em inovação.
A modernização dos Cartórios é uma necessidade crescente e a implementação de soluções tecnológicas, como a automação via WhatsApp e o uso de softwares de gestão integrada, oferece uma vantagem competitiva significativa. Investir em tecnologia é investir no futuro do seu Cartório. Com um atendimento mais ágil e eficaz, a satisfação do cliente aumenta, refletindo diretamente no sucesso da sua Serventia.

Agende uma demonstração para saber mais como utilizar a IA e transformar os serviços no seu Cartório.

E aí vamos revolucionar o seu Cartório? Fale conosco.

Jornalista responsável: Claudia Moreira – DRT/PR – 7654