Desafios Tecnológicos para Cartórios: E como superá-los?

A era digital transformou radicalmente a maneira como vivemos, trabalhamos e interagimos. Muitos desafios tecnológicos surgiram e nenhum setor ficou imune a essa onda de inovação, e os Cartórios, instituições tradicionalmente ligadas a processos físicos e burocráticos, encontram-se no epicentro dessa revolução. Por muito tempo, a imagem de pilhas de documentos e arquivos extensos dominou o imaginário popular quando se pensava em serviços cartoriais. No entanto, essa percepção está mudando rapidamente, impulsionada pela necessidade de eficiência, acessibilidade e, acima de tudo, pela demanda de uma sociedade cada vez mais conectada.

A modernização dos Cartórios não é apenas uma questão de acompanhar os tempos, mas uma imperativa estratégica para garantir a relevância e a qualidade dos serviços prestados à população. A tecnologia oferece um leque de possibilidades para otimizar a gestão interna, agilizar processos e, fundamentalmente, melhorar a experiência do cidadão. Desde a implementação de sistemas de gestão robustos até a adoção de inteligência artificial para atendimento, o caminho para a transformação digital está sendo pavimentado.
Mas, como em toda grande mudança, surgem desafios significativos.
Este artigo explora os principais obstáculos tecnológicos enfrentados pelos Cartórios e, mais importante, apresenta soluções práticas e inovadoras para superá-los, pavimentando o caminho para um futuro mais eficiente e acessível.

A Transformação Digital em Andamento: O Cenário Atual dos Cartórios

A jornada dos Cartórios rumo à digitalização já está em curso, e os dados confirmam essa tendência. Um levantamento recente da Anoreg/BR revela que uma parcela significativa dos Cartórios já abraçou a tecnologia em suas operações. De acordo com dados recentes publicados pela Anoreg/BR, 62,5% dos Cartórios pesquisados já utilizam sistemas de gestão, que facilitam a organização e o controle dos processos internos. Essa estatística demonstra um comprometimento crescente com a eficiência administrativa.

Além disso, a comunicação com o público também se modernizou, com 87,6% dos Cartórios utilizando e-mail como principal canal de comunicação e 45,2% adotando aplicativos de mensagens como WhatsApp ou Telegram. A presença em aplicativos de celular específicos, com 32,4% de adesão, reforça a busca por maior proximidade com o cidadão. Esses números não apenas indicam uma transformação digital em andamento, mas também sublinham a urgência em abordar os desafios remanescentes para que a modernização seja completa e eficaz.

Os Seis Principais Desafios Tecnológicos e Suas Soluções

Apesar dos avanços, a modernização plena dos Cartórios esbarra em obstáculos que exigem planejamento e investimento. Especialistas e estudos do setor identificam seis desafios cruciais, cada um com suas particularidades e soluções específicas.

1. Digitalização de Documentos

Um dos principais e talvez mais visíveis desafios é a transição dos vastos arquivos físicos para o ambiente digital. A manutenção de documentos em papel não só consome espaço físico valioso, mas também dificulta enormemente o acesso rápido e a recuperação de informações. A digitalização é o alicerce para qualquer outra iniciativa tecnológica. A transição para um sistema digital, no entanto, requer investimentos significativos em tecnologia e treinamento, além de garantir a segurança e a integridade dos dados.

Para isso, temos o VerusGED que pode ser utilizado para digitalizar e armazenar documentos de forma eficiente. Essa tecnologia permite a leitura e a interpretação de textos em documentos físicos, facilitando a busca e o acesso a informações importantes. Assim, a recuperação de dados se torna mais ágil.

2. Integração de Sistemas

A integração de sistemas é outro desafio significativo. Muitos Cartórios operam com uma colcha de retalhos de softwares, cada um responsável por uma função específica – registros, consultas, atendimento. A falta de comunicação entre esses sistemas gera redundância de trabalho, ineficiências e, por vezes, erros. A falta de um sistema unificado, por sua vez, pode levar a ineficiências e erros, enquanto a adoção de plataformas integradas tem o potencial de melhorar drasticamente a comunicação interna e a experiência do usuário.
A adoção de plataformas integradas, como os sistemas da linha Verus que se conectam com ferramentas de gestão como o Servtask, é um passo crucial. Essa unificação permite que as equipes acompanhem atividades, prazos e processos de forma centralizada, eliminando gargalos e otimizando o atendimento ao cidadão. A sinergia entre os sistemas resulta em maior rapidez na confecção dos atos e uma gestão mais fluida.

3. Segurança da Informação

Com a digitalização, a segurança da informação ascende ao topo da lista de prioridades. Os Cartórios lidam com dados extremamente sensíveis, e a proteção contra vazamentos, ataques cibernéticos e perdas é fundamental. A confiança do público depende diretamente da capacidade de proteger suas informações. Para isso, implementar medidas de segurança robustas e manter-se atualizado sobre as melhores práticas é essencial para proteger as informações dos cidadãos.
Para auxiliar os Cartórios, temos o VerusBackup, com uma equipe exclusiva no monitoramento diário da execução do backup dos dados.
A segurança não é um evento único, mas um processo contínuo que exige vigilância constante, atualização de protocolos e investimento em infraestrutura robusta para garantir a integridade e a confidencialidade dos dados. A proteção dos dados sensíveis é um pilar inegociável na era digital.

4. Atendimento ao Cliente

A expectativa do cidadão moderno em relação ao atendimento é de rapidez e acessibilidade. A era digital moldou um consumidor que busca soluções instantâneas e canais de comunicação diversificados. Os Cartórios precisam se adaptar a essa nova realidade para manter a satisfação do público. Nesse requisito, a Inteligência Artificial (IA) tem sido muito utilizada, com ferramentas como a Talk, que realiza atendimentos através do WhatsApp com configurações pré-definidas por chatbots.
A IA, por meio de chatbots e assistentes virtuais, surge como uma ferramenta poderosa. A ferramenta Talk, por exemplo, exemplifica como a IA pode responder a perguntas frequentes, agendar consultas e fornecer informações básicas de forma instantânea via WhatsApp. Isso não só agiliza o atendimento, reduzindo o tempo de espera, mas também libera a equipe para tarefas mais complexas, elevando a qualidade geral da experiência do cidadão e a comunicação interna entre os times.

5. Capacitação de Funcionários

A tecnologia avança a passos largos, e a eficácia de qualquer solução digital depende diretamente da capacidade dos funcionários em utilizá-la. A resistência à mudança e a falta de familiaridade com novas ferramentas podem ser grandes entraves à modernização. Programas de treinamento contínuo são, portanto, necessários para que os profissionais se sintam seguros e atualizados com as inovações. Investir em programas de treinamento contínuo é vital.
Nossa equipe AnSata está sempre disponível para realizar treinamentos de capacitação nas soluções tecnológicas, além de proporcionar diversos webinars com temas atuais, tirando dúvidas sobre processos e legislação.

6. Legislação e Normas

O ambiente legal que rege os Cartórios é complexo e, por vezes, lento em acompanhar a velocidade da inovação tecnológica. A adaptação à legislação vigente e a conformidade com novas normas podem representar um desafio significativo para a implementação de tecnologias. Trabalhar em conjunto com órgãos reguladores é fundamental para facilitar essa transição.
Com os sistemas Verus integrados, os Cartórios enviam todos os relatórios obrigatórios dentro dos prazos e a cada nova atualização os sistemas recebem releases, ficando em compliance com os Provimentos.

Rumo a um Futuro Mais Eficiente e Acessível

Os desafios tecnológicos enfrentados pelos Cartórios são, sem dúvida, significativos, mas não intransponíveis. A modernização não é uma opção, mas uma necessidade premente para que essas instituições continuem a desempenhar seu papel fundamental na sociedade com excelência.
A adoção de sistemas de gestão, a digitalização de documentos, a garantia da segurança da informação, a otimização do atendimento ao cliente com o uso de IA, a capacitação contínua dos funcionários e a adaptação à legislação são pilares essenciais dessa transformação.

Com planejamento estratégico, investimentos inteligentes em tecnologia e um compromisso inabalável com a capacitação de suas equipes, os Cartórios podem não apenas superar esses obstáculos, mas também se reinventar, oferecendo serviços cada vez mais ágeis, seguros e acessíveis. A jornada rumo à modernização é contínua, mas com as ferramentas certas e a mentalidade inovadora, os Cartórios estão prontos para revolucionar a forma como interagem com o cidadão, garantindo um futuro onde a eficiência e a excelência sejam a norma. A tecnologia é a ponte para esse futuro, e os Cartórios estão, sem dúvida, cruzando-a com determinação.

A jornada rumo à modernização pode ser desafiadora, mas estamos aqui para ajudar os Cartórios com todas as ferramentas necessárias para maior eficiência, segurança e satisfação do cliente.

E aí vamos revolucionar o seu Cartório? Fale conosco.

Fonte pesquisada: raiox.anoreg.org.br –  ANOREG/BR

Jornalista responsável: Claudia Moreira – DRT/PR – 7654