Com as crescentes inovações trazidas pela Inteligência Artificial – IA em praticamente todos os segmentos, o setor de Atendimento em Cartórios encontra-se hoje entre o desafio de inovar na experiência do cliente no balcão, ou online, sem perder o toque humano. A chegada da IA no atendimento visa não apenas ampliar a agilidade nas respostas, mas principalmente modernizar e melhorar a eficiência deste suporte, otimizar recursos e oferecer mais conveniência aos cidadãos.
Como falamos neste artigo sobre as vantagens do WhatsApp e chatbots, o atendimento ao público conta com estas novas ferramentas que se tornaram indispensáveis para aprimorar este suporte aos clientes no Cartório. A utilização de chatbots no atendimento ao cliente de um Cartório otimiza significativamente os processos e melhora a experiência do usuário.
Dada a natureza específica dos serviços cartorários (diversos tipos de documentação, prazos e formalidades), um chatbot devidamente configurado pode ser uma ferramenta poderosa para gerenciar informações e interações. Desta forma, entre várias formas de como um chatbot pode ser utilizado no atendimento de um Cartório, temos o fornecimento de informações básicas, tira-dúvidas, agendamento e gerenciamento de atendimento, status de processos e documentos e orientações para um primeiro atendimento. A seguir vamos exemplificar algumas destas vantagens de um chatbot para sua Serventia.
1. Fornecimento de informações essenciais e tira-dúvidas:
– Documentos necessários: o chatbot pode informar quais documentos são exigidos para cada tipo de serviço (exemplo: casamento, compra e venda de imóvel, procuração, registro de nascimento/óbito), o que permite ao cliente reduzir o prazo e agilizar o atendimento do Cartório;
– Procedimentos e prazos: esclarecer quais são os passos para realizar um determinado ato e os prazos estimados para a sua conclusão.
– Custos e taxas: fornecer estimativas de custos ou tabelas de emolumentos para os diferentes serviços, evitando a necessidade de ligações ou visitas presenciais apenas para obter essa informação.
– Localização e horário de funcionamento: informações básicas sobre o Cartório, endereço, telefones, outros canais e horário de atendimento.
2. Agendamento e gerenciamento de atendimentos:
– Agendamento de Horários: Permitir que o cliente agende um horário para atendimento presencial ou para a realização de um ato específico, reduzindo filas e otimizando o fluxo de trabalho;
– Lembretes: Enviar lembretes automáticos de agendamentos via SMS ou WhatsApp;
– Cancelamento e/ou reagendamento: oferecer a opção de cancelar ou reagendar horários de forma autônoma;
– Consulta de andamento de solicitações: permitir que o cliente consulte o status de um documento ou processo que está sendo tratado no Cartório, informando se está em análise, pronto para retirada ou se falta alguma documentação. Isso alivia a demanda por ligações telefônicas para esse fim.
3. Pré-qualificação, atendimento e orientação:
– Pré-qualificação: para clientes que buscam informações gerais ou ainda não têm certeza do que precisam, o chatbot pode ser o primeiro ponto de contato, coletando dados básicos e direcionando para um atendente humano se a consulta for muito específica ou complexa;
– Direcionamento de serviço: Ajudar o cliente a identificar qual serviço ele realmente precisa com base em suas necessidades (exemplo: “Preciso registrar meu divórcio, quais são os primeiros passos?”);
– Checklist de documentos: Criar um checklist interativo de documentos necessários para um serviço específico, garantindo que o cliente chegue ao cartório com tudo em mãos.
A partir destas funções, um dos principais benefícios do suporte para o Cartório e para o cliente é a disponibilidade 24 horas por dia, 7 dias por semana que um chatbot oferece, independentemente do horário comercial. O time de atendimento também pode focar mais nas tarefas mais complexas solicitadas pelos clientes, reduzindo as consultas rotineiras.
Outra grande vantagem de um suporte digital de um chatbot está na agilidade do atendimento, através de respostas instantâneas para perguntas frequentes, melhorando a satisfação do cliente. As informações podem ser padronizadas, garantindo sua precisão e consistência. E outro grande diferencial que uma IA de chatbot traz para a Serventia é uma coleta de dados segura sobre as perguntas mais frequentes, observando quais são os gargalos e necessidades dos clientes para uma melhoria contínua dos serviços.
Pensando nisso, destacamos a solução .Talk, desenvolvida para integrar os processos de gestão do Cartório com a automação de atendimento via WhatsApp. Um recurso muito diferenciado que une os processos de gestão do Cartório com o Servtask, a automação de atendimento por chatbots com a integração do WhatsApp que permite agendamentos. Com o .Talk, os Cartórios oferecem todos os benefícios citados acima, além de monitorar as métricas e acompanhar o andamento dos processos.
E como toda nova tecnologia, ainda mais em um Cartório que trata de dados sensíveis, os pontos de atenção devem garantir que as informações trocadas sejam realizadas com segurança e confidencialidade. Nosso time de especialistas pode ajudar seu Cartório a melhorar o atendimento de seus cidadãos. Agende agora uma demonstração para saber mais como transformar o WhatsApp da sua Serventia em um poderoso e eficaz canal de atendimento aos cidadãos e levar a eficiência ao próximo nível.
E aí, vamos revolucionar o seu Cartório? Fale conosco.
Jornalista responsável: Clécio de Sousa – DRT/PR 44883
