Vantagens e funcionalidades dos sistemas em nuvem para Cartórios

As funcionalidades de um serviço online como sites, portais de notícias, aplicativos de celular, jogos ou de streaming que funcionam todos os dias do ano é uma das principais vantagens da computação em nuvem. Mas o que é este conceito de nuvem quando se fala de armazenamento e processamento de informação? E quais as suas vantagens para um Cartório, por exemplo?
Tradicionalmente toda informação digital é armazenada em dispositivos físicos locais como os discos rígidos e compartilhados através de pen drives, cartões de memória e CDs/DVDs. São identificados como dispositivos de armazenamento locais. Para grandes volumes de dados são utilizados servidores de arquivos, o que envolve a manutenção de storage area networks (SANs) ou network-attached storage (NAS) dentro de servidores próprios também localizados fisicamente no mesmo lugar da empresa.
O armazenamento físico local permite o gerenciamento dos dados no mesmo lugar onde são criados. Porém, possuem custos elevados para gerenciamento e manutenção, como fazer e armazenar os backups, as atualizações de softwares, correções de segurança, monitoramento e atualização de hardware. Existem outros custos relacionados, como a necessidade de pessoal de TI especializado, o consumo de energia, refrigeração e segurança. Tudo isto demanda tempo, conhecimentos técnicos e um investimento inicial (CAPEX) substancial em hardware e infraestrutura, além de custos operacionais (OPEX) contínuos.
Como o acesso aos dados geralmente exige a presença física do dispositivo ou uma conexão direta e segura à rede local (muitas vezes via VPN, que pode ser lenta e complexa de configurar). Isso limita a flexibilidade, dificulta o trabalho remoto e a colaboração em tempo real, causando grandes impactos na produtividade.
Outro fator importante deste modelo é que cada dispositivo físico possui um espaço finito. Para armazenar mais dados, é necessário adquirir mais HD´s, o que pode se tornar custoso e logisticamente complexo. Em ambiente como em um Cartório, expandir a capacidade de um data center local envolve planejamento, compra e manutenção de hardwares (servidores, discos, racks), instalação, configuração e manutenção de sistemas, demandando tempo e recursos significativos.

Outras limitações a serem consideradas estão sobre a durabilidade destes dispositivos físicos, sujeitos a falhas de hardware, danos físicos como quedas, líquidos, incêndios, roubos ou perdas. Além disso, falhas de software, corrupção de dados ou ataques de ransomware podem comprometer os dados armazenados localmente. Sem estratégias de backup robustas e redundância, a recuperação pode ser impossível ou extremamente cara, causando também atrasos nas entregas dos serviços prestados pela Serventia.

Como funcionam os sistemas em Nuvem?
As origens da tecnologia de computação em nuvem remontam ao início da década de 1960, através de memorandos que discutiam as primeiras ideias de rede global de computadores criados pelo cientista da computação Joseph Carl Robnett Licklider. Mas foi somente no início dos anos 2000 que surgiu a infraestrutura de nuvem moderna que é utilizada hoje.
Como alguns exemplos, a Amazon Web Services iniciou seus serviços de armazenamento e computação baseados em nuvem em 2002. Em 2006 o Google lançou o pacote Google Apps (agora chamado de Google Workspace), uma coleção de aplicações de produtividade SaaS [software como serviço]. A Microsoft lança, em 2009, sua versão online do Microsoft Office, atualmente conhecido como Microsoft 365.
De maneira resumida, a “nuvem” não é um objeto físico, mas sim uma metáfora para uma rede global de servidores remotos, softwares e bancos de dados interconectados e acessados via internet, acessados via navegador, sem precisar de instalação de programas.
A nuvem possui duas funções: computação e armazenamento, sendo escaláveis e oferecendo diversos benefícios para empresas em crescimento.

Em termos gerais a estrutura de Nuvem é fundamentada em três características:
:: Servidores remotos em data centers de grande escala: Em vez de armazenar dados em seu próprio computador ou data center local, eles são guardados em enormes data centers mantidos por provedores de serviços em nuvem (como Amazon Web Services – AWS, Google Cloud Platform – GCP, Microsoft Azure). Esses data centers abrigam milhares de servidores poderosos, sistemas de armazenamento de alta performance, infraestrutura de rede robusta e sistemas de energia e refrigeração redundantes. Eles operam 24/7 com rigorosos protocolos de segurança física e lógica, e os dados são frequentemente replicados em múltiplos locais para garantir resiliência. E tudo isto a um valor acessível para as empresas, com uma configuração mais ágil.
:: Serviços de software e plataforma (SaaS, PaaS, IaaS): A nuvem vai muito além do armazenamento de arquivos. Ela hospeda softwares inteiros (Software as a Service – SaaS, como Google Workspace, Microsoft 365, Salesforce), plataformas de desenvolvimento (Platform as a Service – PaaS, como AWS Elastic Beanstalk, Google App Engine) e infraestrutura virtualizada (Infrastructure as a Service – IaaS, como máquinas virtuais EC2 na AWS). Isso permite que empresas e desenvolvedores acessem e utilizem recursos computacionais sob demanda, sem a necessidade de gerenciar o hardware subjacente.
:: Bancos de dados gerenciados: Grandes volumes de dados estruturados (SQL) e não estruturados (NoSQL) são armazenados em serviços de banco de dados na nuvem, como a Amazon RDS, Google Cloud SQL, Azure Cosmos DB. Esses serviços são otimizados para alto desempenho, escalabilidade automática, segurança e alta disponibilidade, com backups e patches gerenciados pelo provedor, liberando as equipes de TI para focar em tarefas de maior valor.

Vantagens dos sistemas em nuvem
A transição para a nuvem oferece uma série de benefícios que superam as limitações do armazenamento tradicional, transformando a forma como as empresas operam:
:: Escalabilidade elástica e sob demanda: A capacidade de armazenamento e os recursos computacionais podem ser aumentados (scale up ou scale out) ou diminuídos (scale down) instantaneamente, conforme a demanda. Isso significa que você paga apenas pelo que usa (modelo pay-as-you-go), evitando o superprovisionamento e o investimento em hardware que pode se tornar obsoleto ou ocioso. A elasticidade permite lidar com picos de tráfego sem interrupções.
:: Alta disponibilidade e resiliência inerente: Os dados na nuvem são geralmente replicados em múltiplos servidores, em diferentes Availability Zones (zonas de disponibilidade) e, muitas vezes, em diferentes Regions (regiões geográficas). Isso garante que, mesmo que um servidor, um rack ou até mesmo um data center inteiro falhe, seus dados permaneçam acessíveis e protegidos contra perdas, com failover automático e Service Level Agreements (SLAs) que garantem um alto percentual de tempo de atividade (e.g., 99.999%).
:: Acessibilidade global e flexibilidade: Com uma conexão à internet, os usuários podem acessar seus arquivos e aplicativos de qualquer dispositivo (computador, tablet, smartphone), a qualquer hora e em qualquer lugar. Isso facilita o trabalho remoto, a colaboração em tempo real e suporta políticas de BYOD (Bring Your Own Device), aumentando a mobilidade e a produtividade.
:: Segurança avançada e conformidade: Provedores de nuvem investem bilhões em segurança, oferecendo múltiplas camadas de proteção física (controle de acesso a data centers) e digital (criptografia em repouso e em trânsito, firewalls, Intrusion Detection/Prevention Systems, proteção DDoS, Identity and Access Management – IAM, monitoramento constante). Eles também aderem a rigorosas certificações de conformidade (e.g., ISO 27001, SOC 2, GDPR, LGPD), o que seria proibitivamente caro para a maioria das empresas implementarem por conta própria. É importante notar o modelo de Shared Responsibility, onde o provedor protege “a nuvem” e o cliente é responsável por proteger “na nuvem”.
:: Redução de custos e otimização financeira: Elimina a necessidade de grandes investimentos iniciais em hardware (CAPEX), transformando-os em despesas operacionais flexíveis (OPEX). Reduz custos com eletricidade, refrigeração, espaço físico e a necessidade de uma vasta equipe de TI para manutenção de infraestrutura, permitindo que as empresas realoquem recursos para inovação.
:: Colaboração simplificada e versionamento: Facilita o compartilhamento e a edição colaborativa de documentos, planilhas, apresentações e outros arquivos em tempo real. Muitos serviços de nuvem oferecem controle de versão automático, permitindo rastrear alterações, reverter para versões anteriores e evitar conflitos, melhorando a produtividade das equipes.
:: Recuperação de desastres e continuidade de negócios: Em caso de incidentes locais (incêndios, inundações, roubos, desastres naturais), os dados na nuvem permanecem seguros e podem ser restaurados rapidamente em uma nova infraestrutura, minimizando o Recovery Time Objective (RTO) e o Recovery Point Objective (RPO). A nuvem oferece soluções robustas de backup e recuperação de desastres como serviço (DRaaS), garantindo a continuidade das operações.

E para os Cartórios?
O Provimento 74, entre outras questões legais, exige a segurança e disponibilidade de todos os dados armazenados. Além de backups diários para atender a normas de interoperabilidade, legibilidade e recuperação a longo prazo na prática dos atos e comunicações eletrônicas. Mesmo com essa exigência legal, a Serventia pode contar com um serviço de Nuvem eficiente, capaz de atender as demandas diárias e que garanta a continuidade de suas operações. Os dados tanto operacionais da Serventia quanto legais dos clientes ficam seguros e com fácil acesso e rastreabilidade, e com a autenticação por certificação digital própria ou por biometria, além de usuário e senha associados aos perfis pessoais com permissões distintas, evitam acessos ilegais.
Sobre as vantagens apresentadas sobre utilizar o VerusNUV sistema em nuvem para Cartórios, elas oferecem uma operação mais eficiente, com grandes melhorias para o desempenho e segurança dos serviços oferecidos para a sociedade, além de otimizar os custos. Sobre a questão da segurança, o provedor de serviços de nuvem é responsável pela proteção da infraestrutura através da criptografia dos dados e de hardware.
O constante monitoramento de segurança da infraestrutura de nuvem está em conformidade regulatória do CNJ, e estabelecer um monitoramento ativo de todos os sistemas conectados e serviços baseados em nuvem para manter a visibilidade de todas as trocas de dados em todos os ambientes também faz parte deste serviço de sistemas em nuvem.
A AnSata oferece para seus clientes o VerusNUV, que contém seus sistemas para Cartórios completamente operacionais em nuvem. Além de ser compatível com o armazenamento e o processamento de grandes volumes de dados em alta velocidade, oferece a capacidade de armazenamento e de computação que sua Serventia precisa.

Mais automação, segurança, mobilidade, agilidade e eficiência com os sistemas Verus na nuvem.

E aí vamos migrar o seu sistema para a nuvem? Converse com nosso time e saiba mais.

Jornalista responsável: Clécio de Sousa – DRT/PR  44883

Fontes consultadas:
https://www.ibm.com/br-pt/think/topics/cloud-computing

https://www.focustsi.com/resource/what-is-the-cloud-and-how-does-it-work

https://app.adapta.one/chats/a8113e82-c352-4650-9633-f92171954674