Hoje, para uma empresa ter sucesso é necessário mais do que ter um bom produto ou um excelente atendimento. É preciso estabelecer uma série de parâmetros e processos para que todos os colaboradores tenham acesso e trabalhem baseados nesses pilares.
Para os cartórios a premissa é a mesma, sendo que para implementar o processo, pode utilizar as normas de qualidade como base.
Listamos neste artigo 5 principais pilares para a boa gestão e destacamos a importante relação entre gestão da qualidade e como o PQTA pode motivar a contínua melhoria dos processos.
Continue a leitura e comece hoje mesmo a mudança no seu cartório.
1 – Excelência no Atendimento ao público
Para oferecer o melhor para o cidadão, mantenha uma equipe treinada e motivada através de programas de capacitação e reconhecimento, além de endomarketing eficiente. Veja aqui como aplicar o endomarketing no seu cartório.
Mantenha uma estrutura predial bem adaptada e sinalizada com equipamentos e computadores atualizados, para que haja maior produtividade e entrega rápida dos serviços, sem morosidade no atendimento. Foque sempre no cliente e ofereça o melhor, isso eleva o grau de satisfação e avaliação do cartório.
2 – Padronização e gerenciamento dos processos
Quando não há definição de como fazer, cada um executa a atividade de uma maneira, sem controle de tarefa ou tempo para realizá-la. Isso leva a diversos erros e impacta na gestão estratégica, além de afetar o serviço e a manutenção da carteira de clientes.
Por isso, é muito importante mapear os processos e analisar qual atividade não está em conformidade. Entender o funcionamento entre os setores é primordial para o gerenciamento das atividades. Utilize as normas de qualidade para criar estes processos e mantenha toda a equipe informada e capacitada sobre o assunto. Tenha uma comunicação clara e objetiva sobre as metas, processos e objetivos.
3 – Agilidade nas ações
O tempo nas atividades e tarefas é valioso para a rotina no cartório. Para uma tomada de decisão rápida é preciso acompanhar e registrar as ações, com indicadores em tempo real. Utilize uma ferramenta que ofereça e cruze dados rapidamente para dar suporte e agilidade na tomada de decisões.
4 – Tecnologia atualizada
A boa gestão abrange todo o conjunto de atividades na Serventia, para isso é necessário utilizar equipamentos, computadores e softwares atualizados e programas licenciados, com uma infraestrutura adequada que garante a segurança da informação e dos dados.
Os sistemas para cartórios também estão inclusos nesses requisitos, por isto utilize um software que esteja em compliance com toda a legislação vigente e com integração e agilidade na confecção dos atos. Investir em tecnologia é um ponto importante para a rotina no cartório, pois é através das ferramentas tecnológicas que o serviço ao cidadão é disponibilizado. Confira em nosso artigo “Dicas de como implementar uma rotina segura de backup no Cartório”.
5- Certificações e padrões de qualidade
Por fim, a busca pela gestão da qualidade pode levar o cartório a ser reconhecido através das certificações. Elas se baseiam em um conjunto de normas e boas práticas, expedidas por instituições especializadas que são responsáveis por avaliar o funcionamento das empresas.
Dentre os diversos objetivos da certificação, o principal deles é que a empresa valoriza a qualidade dos processos internos, produtos e serviços. Por isso a avaliação é de extrema importância, pois através dos requisitos exigidos as empresas implementam e aprimoram os padrões de qualidade dos serviços sendo uma forma de atestar a competência, segurança, sustentabilidade, entre outras qualidades.
Essa boa prática por certificações e manter o padrão de qualidade nos produtos e serviços migrou para outros setores, inclusive para o segmento Notarial e Registral.
Assim, a Anoreg-BR criou o PQTA – Prêmio de Qualidade Total da Associação dos Notários e Registradores do Brasil, que tem como objetivo avaliar, reconhecer e premiar os cartórios que mais se destacam nacionalmente.
Qual a importância do PQTA para o seu cartório?
O PQTA não avalia somente um aspecto da atividade cartorária, mas sim cada processo responsável pela entrega de serviços com excelência ao cidadão. Ele é de extrema importância pois além de padronizar os processos no cartório ao receber o selo, ele se torna referência no cenário nacional.
Pela diversidade dos serviços prestados pelos cartórios foi necessário dividir a avaliação do PQTA em 10 categorias: Estratégia; Gestão Operacional, Gestão de Pessoas; Instalações; Gestão da Segurança e Saúde no Trabalho; Gestão Socioambiental; Gestão da Informatização e do Controle de Dados; Gestão da Inovação; Compliance e Continuidade do Negócio.
Dessa forma de acordo com a nota recebida o cartório recebe o Prêmio Diamante, Ouro, Prata ou Bronze. E independente do selo recebido, todos têm grande relevância, pois a premiação oferece reconhecimento, visibilidade e oportunidade para o aprimoramento contínuo dos processos levando os cartórios a buscarem a excelência em seus serviços.
O PQTA, muitas vezes é o início para as Serventias conquistarem outros reconhecimentos importantes, como ISO, ABNT ou NBR, que norteiam as melhorias contínuas no cartório.
A partir desses norteadores e considerando que a padronização nos processos é um dos pilares da boa gestão, você precisará adotar um software para levantar números e acompanhar indicadores.
Desta maneira, nós podemos te auxiliar a acompanhar os indicadores, através do ServTask. Com essa ferramenta, você acompanhará em tempo real toda a produtividade e entregas da sua equipe, podendo agir rapidamente em determinados processos e modificá-los quando necessário.
Conheça como utilizar o ServTask e ter maior produtividade e integração com sua equipe.
Inicie já a transformação na sua Serventia. Fale conosco!
Jornalista responsável: Claudia Moreira – DRT/PR – 7654
